Kort antwoord: met een online planningstool. Die koppel je aan je eigen agenda, en dan zien klanten alleen de momenten waarop jij beschikbaar bent. Ze kiezen zelf een tijd, krijgen automatisch een bevestiging en een herinnering, en jij hoeft niets meer heen en weer te mailen.
"Past dinsdag om 10 uur?" "Nee, dan kan ik niet. Woensdag?" "Woensdag ben ik bezet, donderdag?" Herkenbaar? Met een planningstool is dat verleden tijd. Je stuurt één link, en de afspraak staat.
1. Kies een planningstool
Er zijn verschillende tools, van eenvoudig tot uitgebreid. Let vooral op of hij kan koppelen met de agenda die je al gebruikt, zoals Google Agenda of Outlook.
2. Koppel je agenda
Dan ziet de tool welke momenten al bezet zijn, en worden die automatisch geblokkeerd.
3. Maak je afspraaktypes
Bijvoorbeeld een kennismakingsgesprek van 30 minuten en een strategiesessie van 90 minuten. Elk met een eigen link.
4. Bepaal je beschikbaarheid
Op welke dagen en tijden wil je gesprekken voeren? Je hoeft niet je hele agenda open te zetten.
5. Plan ruimte tussen afspraken
Een kwartiertje tussen twee gesprekken geeft je tijd om iets op te schrijven of even koffie te halen.
6. Stel een paar vragen vooraf
"Waar wil je het over hebben?" of "Wat is je website?" Zo kun je je goed voorbereiden.
7. Zet bevestigingen en herinneringen aan
Een mail na het plannen, en een herinnering een dag van tevoren. Dat scheelt vergeten afspraken.
8. Deel je link
Op je contactpagina, in je mails, in je mailhandtekening en op je bedankpagina.
Een planningstool is handig, maar het kan ook betekenen dat je agenda vol loopt met gesprekken op momenten dat je eigenlijk wilde werken. Zet dus alleen de blokken open die je echt wilt gebruiken. Liever twee vaste middagen per week voor gesprekken, dan elke dag een paar losse.
Koppel je planningstool aan je mailprogramma, zodat iemand die een gesprek plant automatisch een label krijgt. Dan stuur je haar geen algemene verkoopmails meer, maar kun je haar juist iets sturen dat aansluit op het gesprek. Hoe dat werkt, lees je in Wat is een koppeltool zoals Zapier of Make?
Wil je dat je agenda, mailprogramma en website soepel samenwerken? Met De Business Fix zetten we het samen goed neer. Fix het met Heleen →
